1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Documentos digitais;

2. Selecione Adicionar documento(s);

Nota: Após aplicação terminar o processamento por OCR, ficará com uma grelha tal como na imagem seguinte.

3. Corrijir as células que apresentaram cor;

Dica: Retifique a data e coloque os últimos 3 digitos da fatura, a seguir clique no botão Obter dados do eFatura.

 4. Por fim, fazer Guardar.

O Arquivo Digital do CentralGest Cloud está divido em dois grandes tipos de documentos:

1. Documentos não classificados, ou seja, documentos ainda não tratados pela contabilidade.

2. Documentos classificados, que já se encontram contabilizados e numerados na contabilidade.

Por defeito, o sistema apresenta por defeito 5 pastas, mas pode adicionar mais: Compras, Vendas, Operações diversas, Recebimentos e Pagamentos.

Pode criar, editar e remover a visibilidade de pastas do arquivo digital, mas não consegue eliminar pastas.

1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Documentos digitais;

2. Clicar na opção Adicionar documento(s);

3. Identificar a Pasta onde vai pretende adicionar os documentos digitais e clique no “+“;

4. Inserir os documentos, de acordo com a imagem seguinte:

5. Por fim, para visualizar os novos documentos na grelha fazer Refrescar dados;

Nota: As linhas dos documentos ficam temporariamente com uma cor laranja, o que significa que o serviço de leitura automática de documentos (OCR) ainda não processou. Apenas necessidade de aguardar que o serviço termine de executar a tarefa.

1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Documentos digitais;

2. Selecionar botão Opções;

3. Por fim, na lista de opções deve Ativar ou Desativar, caso pretenda respetivamente de mostrar ou ocultar a informação da grelha.

1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Documentos digitais;

2. Após adicionar os documentos digitais, clicar na linha que ainda não tem o campo do nome da Entidade preenchido;

3. Selecionar o botão Criar nova conta corrente;

4. Aplicação vai sugerir automaticamente a nova conta a criar e coloca o nome de imediato, sendo possível alterar o campo do nome. Clicar OK para avançar;

4. A seguir pode Editar a ficha da nova conta corrente ou concluir a criação em Gravar.

1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Documentos digitais;

2. Clicar em Configuração > Configuração de pastas;

Nota: O arquivo digital do CentralGest Cloud cria por defeito cinco pastas eletrónicas (operações diversas, compras, vendas, recebimentos e pagamentos), no entanto, é possível adicionar novas pastas e remover a visibilidade das pastas que não pretende utilizar.

3. Se pretender utilizar as pastas existentes, deve preencher o Diário e Descritivo;

4. Se pretender ocultar a pasta, deve retira a flag da coluna do Visível;

Nota: Não é possível eliminar pastas do arquivo digital, apenas se consegue remover a sua visibilidade.

5. Para criar uma nova pasta deve clicar no botão “+”;

6. Preencher o Nome da pasta, o Diário e o Discritivo respetivo;

7. Por fim, fazer Guardar.

Com o arquivo digital é possível aumentar a produtividade dos lançamentos manuais, pois o software consegue obter os dados do documento digital e preparar o documento contabilístico de uma forma automática.

1. Aceder ao portal  Contabilidade, menu  Lançamentos > Recolha;

2. Selecionar a pasta digital e o mês a lançar, para isso clicar em Localização;

Nota: Caso não o faça o sistema assumirá a última pasta utilizada.

3. O cabeçalho do documento contabilístico é preenchido automaticamente a partir da leitura do documento digital e quando possível, o CentralGest também preenche a primeira linha documento contabilístico, incluindo por exemplo a conta do fornecedor ou cliente e o valor;

5. Completar o lançamento com habitualmente;

6. Por fim, clicar na tecla “+” ou botão de “Gravar” para guardar e anexar o documento digital ao documento contabilístico.

1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Documentos digitais;

2. Clicar sobre a(s) linha(s) do(s) documento(s), selecionar a opção Mudar documento(s) selecionado(s) de pasta;

3. Identificar a pasta para onde pretende mudar o documento;

4. Por fim, pode visualizar na grelha a alteração do documento para a nova pasta.

Com o arquivo digital é possível aumentar a produtividade dos lançamentos pré-definidos, uma vez que o software consegue obter os dados do documento digital e preparar o documento contabilístico de forma automática.

1. Aceder ao portal Contabilidade, menu Lançamentos > Recolha;

2. Se tiver o arquivo digital ativado, aplicação mostra de imediato o documento digital no lado direito do ecrã;

3. É possível navegar rapidamente entre os documentos digitais utilizando as setas de pesquisa, assinaladas na imagem abaixo;

4. Selecionar o Pré-definido que pretende usar;

Nota: Neste passo o software, por defeito utiliza os dados obtidos da leitura do documento digital para preencher a totalidade do documento contabilístico

5. Para finalizar o documento, carregar na tecla “+” ou clicar no botão de Gravar.

A WIGO disponibiliza uma solução que lhe permite conciliar automaticamente a contabilidade com o arquivo digital.

Exemplo prático: Lançe as vendas na contabilidade com o importador de vendas (via o ficheiro SAFT de faturação) e depois associar de uma só vez os registos contabilísticos aos documentos digitais.

1. Acerder ao portal contabilidade, menu Lançamentos > Conciliação Docs. Digitais;

2. Adicionar os documentos digitais na pasta das vendas.

Nota: Caso tenha vários tipos de documento de faturação, deve ter especial atenção em colocar os documentos de vendas na pasta digital (diário) correspondente, caso contrário os documentos não serão conciliados.

3. Aplicação vai identificar com uma cor verde os documentos digitais que podem ser associados automaticamente;

4. Por fim, clicar sobre uma linha da grelha e a seguir carregar no icon “Associar todos os documentos automaticamente”.