Autofaturação: quando o cliente emite a fatura, com ou sem acordo prévio

Em regra, quem vende emite a fatura. A autofaturação inverte essa ordem quando o cliente tem melhor informação do que o fornecedor sobre o que foi entregue, como uma empresa que paga comissões a dezenas de consultores ou uma serração que compra madeira a pequenos proprietários. A lei permite-o com condições apertadas e reparte as tarefas entre cliente e fornecedor de uma forma que gera erros frequentes.

O que é a autofaturação e como funciona

Na autofaturação, o adquirente dos bens ou serviços substitui o fornecedor na emissão da fatura, em nome e por conta deste. O documento é, para todos os efeitos, a fatura do fornecedor: conta como venda dele e como compra do cliente.

Definição e papéis envolvidos

• Fornecedor (transmitente dos bens ou prestador dos serviços): é o sujeito passivo da operação. Continua responsável pela emissão da fatura, pelo seu conteúdo e pela entrega do IVA liquidado.
• Adquirente (cliente): elabora a fatura no seu programa, numa série própria para o efeito, e envia-a ao fornecedor para aceitação.
• Autoridade Tributária: recebe o registo do acordo, a comunicação das séries e a comunicação das faturas.

O fluxo básico da autofaturação

1. Assinar o acordo

   Fornecedor e cliente assinam um acordo escrito que define as operações abrangidas e a forma de aceitação das faturas.

2. Registar o acordo e as séries

   O fornecedor regista o acordo no Portal das Finanças; o cliente comunica a série de autofaturação desse fornecedor e recebe o código de validação.

3. Emitir a fatura

   O cliente emite a fatura com a menção «autofaturação», o ATCUD e o código QR, no prazo geral de cinco dias úteis.

4. Obter a aceitação

   O fornecedor recebe a fatura e aceita o seu conteúdo, de forma expressa ou nos termos de aceitação previstos no acordo.

5. Comunicar e declarar

   A fatura é comunicada à AT até ao dia 5 do mês seguinte, e o fornecedor declara o IVA na sua declaração periódica.

Enquadramento legal da autofaturação em Portugal

A autofaturação tem base europeia no artigo 224.º da Diretiva 2006/112/CE, que a admite com acordo prévio e procedimento de aceitação. Em Portugal, as regras estão espalhadas pelo Código do IVA (CIVA), pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e pelo Decreto-Lei n.º 198/2012.

Artigos relevantes do Código do IVA

Outras normas e pareceres da AT

O Ofício-Circulado n.º 30217/2019 confirma que, nas compras de madeira, cortiça e pinhas a particulares, não é exigido acordo prévio. Numa informação vinculativa de julho de 2026, a AT aceitou uma cláusula de aceitação tácita (15 dias sem oposição do fornecedor), desde que o cliente consiga provar que enviou cada fatura. A Ordem dos Contabilistas Certificados tem vários pareceres sobre o tema, incluindo o caso dos clientes estrangeiros.

Condições e requisitos para a autofaturação

Fora dos casos de autofaturação obrigatória, as três condições do artigo 36.º, n.º 11, são cumulativas. Falhar uma delas deixa a fatura mal emitida e põe em causa a dedução do IVA pelo cliente.

O acordo prévio escrito

O acordo tem de ser escrito; um entendimento verbal não chega. Deve identificar as partes, as operações a que se aplica, a data de início, a forma de envio das faturas e o procedimento de aceitação. Convém prever também quem comunica as faturas à AT, porque é o acordo que decide essa obrigação. O documento não é enviado à AT, mas tem de ser guardado para apresentar numa inspeção.

Um exemplo de cláusula de aceitação: «O Adquirente emite, em nome e por conta do Fornecedor, as faturas relativas a [operações], a partir de [data], e envia-as por email no dia da emissão. Considera-se aceite a fatura que o Fornecedor não conteste no prazo de 15 dias após o envio.» Adapte-a com o seu contabilista.

Requisitos para o adquirente e para o fornecedor

O cliente precisa de capacidade administrativa para emitir corretamente: dados atualizados de cada fornecedor, séries comunicadas e um programa certificado, se for obrigado a usá-lo. O fornecedor tem de conferir cada fatura, guardar uma cópia, registá-la na contabilidade e entregar o IVA. Não pode emitir uma fatura própria para a mesma operação.

Autofaturação com acordo e sem acordo prévio: as diferenças

Há duas autofaturações diferentes na lei. Uma é voluntária e assenta num acordo entre empresas. A outra é obrigatória, existe para controlar compras a particulares em setores de risco e não depende de acordo.

Autofaturação com acordo prévio: processo e obrigações

É o caso típico entre empresas, como nos exemplos da secção de casos de uso. O fornecedor regista o acordo, o cliente emite e, se o acordo o previr, comunica. A responsabilidade final pela fatura continua a ser do fornecedor.

Autofaturação sem acordo prévio: os casos previstos na lei

Quem compra sucata e resíduos recicláveis a quem não é sujeito passivo, madeira, cortiça, pinhas e pinhões com casca a quem não é sujeito passivo ou só o é por uma operação isolada, ou excedentes de eletricidade de autoconsumo a quem só está no regime normal por essas vendas, tem de emitir uma fatura por cada compra. Na sucata comprada a um particular, a venda não está sujeita a IVA; na madeira, cortiça ou pinhas vendidas numa operação isolada, o cliente liquida o IVA na própria fatura. Se o vendedor for um sujeito passivo no regime normal, é ele que fatura, com a menção «IVA - autoliquidação», e o cliente autoliquida o imposto.

Como registar o acordo e comunicar séries e faturas

O acordo e as séries registam-se na área de comunicação de séries documentais do Portal das Finanças; as faturas comunicam-se no e-fatura ou por webservice. A ordem conta, porque o cliente só consegue comunicar a série depois de o fornecedor registar o acordo.

Registo do acordo de autofaturação no Portal das Finanças

1. O fornecedor regista o acordo

   Na área de comunicação de séries documentais, o fornecedor indica o NIF do cliente e a data a partir da qual o autoriza a emitir faturas em seu nome.

2. O cliente comunica a série

   O cliente comunica uma série de autofaturação com o NIF do fornecedor, com data de início igual ou posterior à data autorizada. Para um fornecedor estrangeiro, usa a opção de comunicação em nome de fornecedor estrangeiro.

3. O programa recebe o código de validação

   A AT atribui o código de validação da série, que o programa usa para formar o ATCUD de cada autofatura.

Nas séries sem acordo, o cliente comunica a série escolhendo o tipo «autofaturação sem acordo» e o enquadramento, com séries separadas para sucatas e para madeira e cortiça.

Comunicação das autofaturas à AT

O prazo é o geral: até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Com acordo, comunica o cliente se o acordo o previr; se não previr, comunica o fornecedor, no e-fatura ou com o SAF-T (PT) que o cliente lhe entrega. Sem acordo, comunica o cliente, e o vendedor pode assinalar no Portal, até 25 de fevereiro do ano seguinte, as faturas que não lhe dizem respeito.

Elementos obrigatórios na fatura de autofaturação

Casos de uso e setores onde a autofaturação é comum

A autofaturação aparece onde é o cliente que mede a operação, como os madeireiros e sucateiros que pesam o que compram ou as marcas que calculam as comissões dos seus consultores. Nestes casos, faz mais sentido ser ele a emitir do que esperar pelas faturas de muitos fornecedores pequenos.

Exemplos práticos por setor de atividade

• Sucatas e resíduos: um operador de reciclagem que compra metal a particulares emite uma fatura por cada compra, sem acordo e sem IVA, porque a venda de um particular não está sujeita a imposto.
• Madeira, cortiça e pinhas: uma serração que compra madeira a um proprietário florestal sem atividade aberta emite uma fatura por cada compra, numa série própria, e liquida nela o IVA quando a venda é uma operação isolada.
• Eletricidade de autoconsumo: o comercializador que compra excedentes a uma pequena unidade de produção emite a fatura em nome do produtor.
• Comissões de vendas diretas: uma marca de cosmética que trabalha com consultores independentes calcula e fatura as comissões de cada um, com acordo prévio.
• Clientes estrangeiros: uma empresa de outro país que paga serviços a um prestador português emite autofaturas mensais com os valores apurados.

Vantagens, riscos e erros comuns na autofaturação

O fornecedor deixa de emitir faturas e o cliente controla valores e datas. Em contrapartida, as duas partes têm de validar o mesmo documento.

Benefícios para o adquirente e para o fornecedor

• O cliente controla os valores e as datas e evita esperar por faturas para pagar.
• O fornecedor, muitas vezes pequeno, deixa de emitir documentos que o cliente teria de conferir de qualquer forma.
• Menos divergências entre o que foi entregue e o que foi faturado, porque a fatura nasce dos registos de quem mede a operação.

Riscos, desafios e como evitá-los

• Dados desatualizados do fornecedor: mantenha uma ficha por fornecedor, com NIF, morada e regime de IVA confirmados.
• Falta de prova de aceitação: guarde a confirmação de receção, o registo de envio ou a assinatura eletrónica de cada fatura.
• Faturas em duplicado: combine por escrito que o fornecedor não emite fatura própria para as operações autofaturadas.

Erros frequentes e consequências fiscais

• Emitir antes de existir acordo escrito ou antes de o fornecedor o registar no Portal.
• Usar a série normal da empresa em vez de uma série de autofaturação por fornecedor.
• Esquecer a menção «autofaturação» nas faturas emitidas ao abrigo de um acordo.
• Não acordar quem comunica as faturas, e nenhuma das partes as comunicar.

A autofaturação e o software de faturação

Quem está obrigado a usar um programa certificado tem de emitir as autofaturas nesse programa; o papel só é admitido quando o sistema está inoperacional, e esses documentos têm depois de ser recuperados para o software. O guia sobre o programa de faturação certificado explica quem está obrigado.

Funcionalidades a procurar num software para autofaturação

• Séries de autofaturação por fornecedor, com o NIF associado e comunicação por webservice.
• Menção «autofaturação» automática e séries próprias para as compras sem acordo.
• Envio das faturas ao fornecedor com registo de receção, para provar a aceitação.
• Comunicação das autofaturas ao e-fatura e SAF-T (PT) separado por fornecedor, quando o acordo o exige.
• Ficha de cada fornecedor com a data do acordo e os documentos de suporte.

Digitalização e inteligência artificial na autofaturação

Na autofaturação, o acordo, as séries e as faturas já passam pelo Portal das Finanças. Falta automatizar o que ainda é manual, sobretudo a conferência e a aceitação.

Automação e IA na verificação e validação de faturas

Ferramentas de leitura automática e modelos de inteligência artificial conseguem comparar cada autofatura com as guias de entrada, as pesagens ou os relatórios de comissões e assinalar diferenças antes do envio. Também ajudam o fornecedor a conferir as autofaturas de cada mês contra o que esperava receber.

Assinatura eletrónica e segurança dos acordos

Numa informação vinculativa de 2026, a AT aceitou meios digitais como prova de aceitação, como a assinatura eletrónica ou a confirmação de receção. Tecnologias como o registo em blockchain podem dar rastreabilidade aos acordos, mas a lei não as exige. Basta provar o acordo escrito e a aceitação de cada fatura.

Desafios e oportunidades para a legislação futura

O pacote europeu VAT in the Digital Age (ViDA), aprovado em 2025, prevê a fatura eletrónica estruturada nas operações intracomunitárias entre empresas a partir de 2030. A autofaturação terá de se encaixar nesse modelo, com dados trocados entre sistemas em vez de PDF. Quem já emite autofaturas num programa certificado e as comunica por webservice já trabalha com dados estruturados, o formato que a fatura eletrónica vai exigir.

Perguntas frequentes