Programa de Faturação Certificado: Como Escolher e Verificar
Nem todo o software que emite faturas é legal. Este guia explica o que significa ser certificado pela Autoridade Tributária, como confirmar que um programa o é, e o que arrisca quem usa um que não é.
O essencial
- Um programa de faturação certificado foi auditado e aprovado pela Autoridade Tributária, e não permite adulterar registos.
- É obrigatório para empresas com volume de negócios acima de 50 000 € por ano ou com contabilidade organizada.
- Confirma-se a certificação na lista oficial do Portal das Finanças e pelo número de certificado impresso em cada fatura.
- Usar software não certificado quando é obrigatório é uma infração grave, com coima entre 1 500 € e 18 750 €.
- Na Wigo, o programa de faturação certificado está incluído na prestação — sem subscrição extra nem risco de conformidade.
Há uma diferença enorme entre um programa que faz faturas e um programa que faz faturas legais. A primeira coisa que a Autoridade Tributária verifica numa inspeção não é o conteúdo das faturas — é se o software que as emitiu está certificado. E é aqui que muitos negócios descobrem, tarde de mais, que a ferramenta que escolheram os deixou expostos.
O que é um programa certificado
Um programa de faturação certificado é um software que foi submetido a uma auditoria da Autoridade Tributária e aprovado para emitir documentos fiscalmente relevantes. A certificação atesta que o programa cumpre um conjunto de requisitos técnicos — desde logo, que não permite apagar nem alterar faturas já emitidas. Uma fatura só se anula ou retifica; nunca desaparece. É essa inviolabilidade que dá valor legal aos documentos.
O que a lei exige
A obrigatoriedade não é uma recomendação de boas práticas: está na lei. A certificação dos programas de faturação foi regulada pela Portaria n.º 363/2010, e as regras de utilização obrigatória foram atualizadas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
Na prática, é obrigatório usar software certificado pela Autoridade Tributária quando o volume de negócios ultrapassa 50 000 € por ano, ou quando a empresa tem contabilidade organizada. Atenção a um número desatualizado que ainda circula: o limite não é de 100 000 €, valor da redação antiga, mas sim de 50 000 €. Abaixo desse patamar, o uso pode ser facultativo — mas continua a ser a escolha mais segura.
Como verificar se é certificado
Esta é a parte que quase ninguém explica, e a que mais protege o seu negócio. Antes de comprar ou subscrever qualquer solução, confirme a certificação em dois sítios.
- Procure o programa na lista oficial de software certificado do Portal das Finanças.
- Confirme que cada fatura impressa mostra o número de certificado do programa.
- Verifique se o documento inclui o ATCUD e o código QR.
- Desconfie de soluções que prometem faturar sem qualquer menção à certificação.
- Confirme que o número de certificado corresponde ao da lista da AT, e não a um genérico.
A armadilha mais comum são folhas de cálculo ou programas estrangeiros que emitem documentos com aspeto de fatura, mas sem certificação válida em Portugal. Podem parecer suficientes, até ao dia da inspeção.
O que a certificação garante e obriga
Escolher um programa certificado não é só evitar uma coima. É garantir que um conjunto de obrigações fica cumprido automaticamente, sem depender de si.
| Elemento | O que garante |
|---|---|
| Inviolabilidade | Faturas emitidas não se alteram nem apagam, só se anulam ou retificam. |
| ATCUD | Código único por documento, obrigatório desde 2023. |
| Código QR | Presente em cada fatura, para validação rápida pela AT e pelo cliente. |
| Controlo de séries | Numeração sequencial e séries comunicadas previamente à AT. |
| Ficheiro SAF-T (PT) | Exportação normalizada para comunicar a faturação à AT até ao dia 5. |
Usar software não certificado quando é obrigatório é uma infração grave, com coima entre 1 500 € e 18 750 €. A isto somam-se as menções obrigatórias em falta — cada fatura sem ATCUD ou sem código QR pode gerar a sua própria penalização. Um programa certificado e atualizado elimina os dois riscos sem esforço da sua parte.
Certificado gratuito vs. pago
Existem programas certificados gratuitos, e é legítimo começar por aí. A certificação é a mesma; o que muda é tudo à volta. As soluções gratuitas costumam limitar o número de documentos, as funcionalidades avançadas e, sobretudo, o suporte.
Para quem está a começar e emite poucas faturas, um gratuito certificado pode chegar. Para um negócio com atividade regular, o custo de um bom suporte e da integração com a contabilidade compensa quase sempre o valor da subscrição — sobretudo quando surge um erro a resolver contra o relógio de um prazo fiscal.
Mudar de programa sem falhas
Trocar de programa de faturação é mais simples do que parece, desde que se respeite a ordem certa. O passo que nunca se salta é a comunicação das séries à Autoridade Tributária.
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Escolha um programa da lista da AT
Confirme a certificação na lista oficial do Portal das Finanças antes de decidir. É o primeiro filtro e o mais importante.
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Comunique as novas séries
Antes de emitir na nova solução, comunique as séries de faturação e obtenha os códigos de validação. Um bom programa faz isto por webservice.
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Migre clientes e artigos
Importe os dados do programa anterior e confirme que o histórico é aproveitado sem perder informação.
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Emita uma fatura de teste
Verifique que o ATCUD, o código QR e o número de certificado saem corretos. A partir daí, o programa trata de tudo.
Com a Wigo, já incluído
Escolher, verificar e configurar um programa certificado é mais uma tarefa numa lista já cheia. É por isso que, na contabilidade online da Wigo, o programa de faturação certificado está incluído na prestação — não é uma subscrição a somar, nem uma decisão que fica do seu lado.
A faturação e a contabilidade ficam no mesmo ambiente digital: os documentos chegam diretamente ao contabilista e a informação está disponível em tempo real. É a base de toda a contabilidade digital da Wigo, com a conformidade garantida à partida.
Faturação certificada, sem preocupações de conformidade
Diga-nos como fatura hoje e mostramos-lhe como fica tudo tratado, com o programa certificado já incluído.
Perguntas frequentes
É obrigatório usar um programa de faturação certificado?
Sim, para empresas com volume de negócios acima de 50 000 € por ano ou com contabilidade organizada, nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019. Abaixo desse limite pode ser facultativo, mas continua a ser a opção mais segura.
Como sei se um programa está certificado pela AT?
Consulte a lista oficial de programas certificados no Portal das Finanças e confirme que o número de certificado aparece impresso em cada fatura. Só os programas dessa lista cumprem os requisitos legais.
Posso usar uma folha de cálculo para faturar?
Não, quando é obrigatório usar software certificado. Uma folha de cálculo não é certificada nem garante a inviolabilidade dos documentos, o ATCUD ou o código QR. Emitir faturas assim expõe o negócio a coimas.
Existem programas de faturação certificados gratuitos?
Existem. A certificação é a mesma dos pagos; a diferença está nos limites de documentos, nas funcionalidades e no suporte. Para um negócio ativo, o suporte de uma solução paga costuma compensar.
O que acontece se mudar de programa a meio do ano?
Pode mudar a qualquer altura. O passo essencial é comunicar as novas séries à AT antes de emitir na nova solução. Depois, migra clientes e artigos e confirma que a primeira fatura sai com o ATCUD, o código QR e o número de certificado corretos.
Recursos e fontes oficiais
Wigo
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