ATCUD: o que é o código único de documento e como comunicar as séries à AT

O ATCUD é o código que identifica cada fatura, recibo ou guia de transporte de forma única perante a Autoridade Tributária. Para quem fatura num programa certificado, quase tudo acontece de forma automática. Antes disso, tem de comunicar cada série com os dados corretos e confirmar que o software não emite documentos sem código.

O que é o ATCUD e para que serve

ATCUD é a sigla de código único de documento. Cada documento fiscalmente relevante passa a ter um identificador que não se repete em mais nenhum documento emitido em Portugal, porque combina um código que só existe para aquela série com o número do documento dentro da série. A AT usa-o para cruzar o documento em papel ou PDF com o que lhe chega pelo e-fatura e pelo SAF-T (PT), o que ajuda a combater a faturação paralela e a economia informal.

Composição do ATCUD

O formato está fixado nos artigos 3.º e 4.º da Portaria n.º 195/2020. O ATCUD resulta da concatenação do código de validação, de um hífen e do número sequencial, com o prefixo «ATCUD:» quando é impresso.

O identificador da série não entra no ATCUD, mas é ele que liga o documento à série comunicada. No código QR e no ficheiro SAF-T, o ATCUD vai sem o prefixo «ATCUD:».

Enquadramento legal e datas

A obrigação nasce no artigo 7.º, n.º 3, do Decreto-Lei n.º 28/2019, que exige o código QR e o código único de documento nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes. O artigo 35.º do mesmo diploma trata da comunicação das séries, e a Portaria n.º 195/2020 define os requisitos técnicos. A entrada em vigor foi adiada várias vezes.

Quem e que documentos estão abrangidos pelo ATCUD

A obrigação é do sujeito passivo emitente e, segundo a AT, nenhum documento fiscalmente relevante fica de fora. O que muda de um caso para o outro é quem comunica a série e se o documento também leva código QR.

Entidades obrigadas

• Sociedades e empresários em nome individual que emitem documentos num programa de faturação certificado, numa máquina registadora ou noutro meio eletrónico.
• Trabalhadores independentes com atividade aberta, seja qual for o regime de IVA, incluindo o regime de isenção do artigo 53.º. Se faturam no Portal das Finanças, o ATCUD é atribuído automaticamente.
• Quem usa documentos pré-impressos de tipografia autorizada; neste caso é a tipografia que comunica as séries e as gamas de numeração.
• Adquirentes em autofaturação, que emitem a fatura em nome do fornecedor e comunicam séries próprias para esse fim.

Entidades sem atividade sujeita a IVA, como um condomínio, ficam de fora.

Documentos fiscalmente relevantes com ATCUD obrigatório

Os orçamentos e as faturas pró-forma também contam: se saem do programa de faturação como documentos de conferência, também têm série comunicada e ATCUD. Um recibo verde emitido no Portal das Finanças já sai com o código, como se explica no guia sobre como emitir recibo verde.

Exceções e documentos não abrangidos

• Documentos internos sem relevância fiscal, como mapas de gestão ou listagens.
• A declaração de expedição (guia CMR) do transporte rodoviário de mercadorias por conta de outrem, que segue regras próprias; os documentos de transporte do regime de bens em circulação continuam abrangidos.
• Documentos de entidades que não exercem atividade sujeita a IVA.

Como comunicar as séries e obter o código de validação

Cada série tem de ser comunicada antes de ser usada, e o código de validação tem de estar associado à série antes de sair o primeiro documento. A comunicação é feita por tipo de documento e por meio de processamento: uma série de faturas no programa certificado e outra de faturas simplificadas na máquina registadora são duas comunicações diferentes.

Comunicação de séries no Portal das Finanças, passo a passo

1. Entrar na área de séries

   No Portal das Finanças, aceda com o NIF da empresa à opção de comunicação de séries documentais. Se for o software a comunicar, crie um subutilizador com permissões para este sistema e indique as credenciais no programa.

2. Identificar a série

   Indique o identificador da série (por exemplo, FT2026), o tipo de série (normal, formação ou recuperação), a classe e o tipo de documento.

3. Indicar a numeração e a data

   Indique o número sequencial inicial e a data prevista de início de utilização, que não pode ser anterior ao dia da comunicação.

4. Escolher o meio de processamento

   Programa informático certificado (com o número de certificado), Portal das Finanças ou outros meios eletrónicos, como uma máquina registadora.

5. Obter o código de validação

   A AT devolve o código de validação da série. Introduza-o no programa de faturação, se este não o recebeu automaticamente, e emita um documento de teste para confirmar que o ATCUD aparece.

Num programa certificado com ligação por webservice, estes passos são feitos pelo software quando cria uma série nova. A responsabilidade continua a ser do emitente: se a comunicação falhar e o programa emitir documentos sem código, o erro é da empresa.

Gestão e atualização das séries documentais

• Mudança de ano: uma série pode continuar de um ano para o outro, desde que a numeração se mantenha sequencial. Quem quer recomeçar a numeração em janeiro tem de comunicar uma série nova.
• Finalizar: comunicar o fim de uma série é facultativo; quando se faz, indica-se o último documento emitido.
• Anular: só é possível numa série ativa, comunicada no próprio dia ou na véspera, que ainda não tenha sido usada, e apenas por erro de registo.
• Séries de formação e de recuperação: também têm de ser comunicadas. Na recuperação de documentos emitidos manualmente durante uma falha, usa-se o ATCUD da série de recuperação.
• Códigos de validação: não se reutilizam. Uma série nova recebe sempre um código novo.

O ATCUD no software de faturação e nos documentos

Para a maioria das microempresas, o ATCUD é uma questão de configuração do programa. O software tem de saber o código de validação de cada série e de o imprimir no sítio certo.

Requisitos para o software de faturação

O programa certificado é obrigatório, entre outros casos, para quem faturou mais de 50 000 € no ano anterior e para quem tem contabilidade organizada. O guia sobre o programa de faturação certificado explica como confirmar a certificação na lista da AT.

Aposição do ATCUD e do código QR nos documentos

O ATCUD aparece em todas as páginas do documento, imediatamente acima do código QR (o código de barras bidimensional, ou QR code). O código QR, nos programas certificados, fica dentro do corpo do documento, na primeira ou na última página, com pelo menos 30 x 30 mm. Nas faturas em PDF valem as mesmas regras de posição e legibilidade que no papel.

A fatura simplificada segue as mesmas regras: série comunicada e ATCUD, mesmo quando é emitida numa caixa registadora; o código QR só é obrigatório se for emitida por programa certificado.

Erros comuns com o ATCUD e como evitá-los

A maior parte dos erros surge em séries criadas à pressa, em mudanças de programa a meio do ano e em orçamentos ou guias que a empresa não tratava como documentos fiscais.

Falhas na comunicação de séries à AT

A falha mais comum é comunicar a série depois de já ter emitido documentos. Outra é escolher o tipo de documento errado: uma série comunicada como fatura não serve para faturas-recibo. Se a série ainda não foi usada e foi comunicada no próprio dia ou na véspera, pode ser anulada por erro de registo; caso contrário, finaliza-se e comunica-se uma nova.

Problemas com o software de faturação

Programas desatualizados ou não certificados, e subutilizadores do Portal sem permissões para o sistema de séries, impedem a comunicação automática. Se o programa de faturação estiver integrado com um ERP ou com a contabilidade, confirme que o ATCUD passa para esses sistemas e para o SAF-T (PT). Depois de uma atualização ou de uma mudança de programa, emita uma fatura de teste numa série de formação e confirme o ATCUD e o código QR. Usar um programa não certificado quando a lei o exige é punível com coima de 1500 € a 18 750 € (artigo 128.º do Regime Geral das Infrações Tributárias).

Erros na aposição do ATCUD nos documentos

Modelos de impressão personalizados são a origem habitual: o ATCUD só aparece na primeira página, fica escondido no rodapé ou o código QR é reduzido abaixo dos 30 x 30 mm. Nos pré-impressos, o código tem de vir impresso pela tipografia autorizada; documentos antigos sem ATCUD deixaram de poder ser usados no fim de 2022.

Vantagens e desafios do ATCUD para as empresas e para a AT

O ATCUD acrescentou a comunicação de séries à faturação. Em troca, o cliente pode confirmar a fatura pelo código QR e no e-fatura, e a fiscalização ficou mais simples.

Benefícios para a Autoridade Tributária e para o contribuinte

• A AT cruza cada documento com a série comunicada e deteta numerações paralelas ou documentos que nunca chegaram ao e-fatura.
• Os clientes leem o código QR e confirmam os dados da fatura, o que facilita o registo das despesas para o IRS.
• As empresas têm uma prova clara da sequência dos seus documentos numa inspeção.
• Orçamentos e guias deixam de circular sem controlo, o que reduz discussões sobre o que foi ou não faturado.

Desafios e custos de adaptação

• Um programa certificado e atualizado, com ligação por webservice, para não depender de introduções manuais.
• Mais séries para gerir: por tipo de documento, por meio de processamento e por estabelecimento.
• Atenção redobrada em mudanças de programa, aberturas de novos pontos de venda e início de ano.
• Formação de quem fatura, sobretudo para as séries de recuperação em caso de falha do sistema.

Perguntas frequentes