Contabilidade para microempresa: obrigações, regimes e como escolher
Menos de 10 pessoas e até 2 milhões de euros de volume de negócios — mas as obrigações mudam consoante a forma jurídica. Aqui fica o que a lei exige em cada caso e como decidir entre regime simplificado e contabilidade organizada.
O essencial
- Uma microempresa tem menos de 10 trabalhadores e um volume de negócios ou balanço total anual até 2 milhões de euros, conforme o Decreto-Lei n.º 372/2007.
- As sociedades — Lda., Unipessoal, SA — estão sempre obrigadas a contabilidade organizada com contabilista certificado, desde o primeiro dia. Os empresários em nome individual só passam a organizada acima de 200 000 € de rendimentos anuais.
- O regime de isenção de IVA do artigo 53.º aplica-se até 15 000 € de volume de negócios anual, com saída imediata aos 18 750 €.
- Em 2026, o IRC desceu para 19 %, com taxa reduzida de 15 % sobre os primeiros 50 000 € de matéria coletável das PME.
- A Wigo trata da contabilidade da microempresa 100 % online, com um contabilista certificado atribuído e proposta ajustada ao caso.
O que é, afinal, uma microempresa em Portugal?
Uma microempresa é a mais pequena categoria de empresa reconhecida pela lei. O critério é simples: menos de 10 pessoas ao serviço e um volume de negócios anual, ou balanço total, que não ultrapasse 2 milhões de euros. Está definido no Decreto-Lei n.º 372/2007 e na Recomendação 2003/361/CE da Comissão Europeia, e vale em qualquer país da União.
Não interessa o setor. Um café, uma consultora de uma só pessoa, uma loja online, um eletricista com recibos verdes ou uma Lda. com três sócios podem todos ser microempresas. O que muda entre eles é a forma jurídica — e é essa forma que decide as obrigações contabilísticas de cada um.
| Categoria | Trabalhadores | Volume de negócios ou balanço |
|---|---|---|
| Microempresa | < 10 | ≤ 2 M€ |
| Pequena empresa | < 50 | ≤ 10 M€ |
| Média empresa | < 250 | ≤ 50 M€, ou balanço ≤ 43 M€ |
A esmagadora maioria do tecido empresarial português cabe nesta primeira linha. Perceber onde se encaixa é o primeiro passo para saber que contabilidade é precisa.
Que obrigações contabilísticas tem uma microempresa?
Depende de duas coisas: a forma jurídica e o regime fiscal. Um empresário em nome individual com recibos verdes tem obrigações mais leves. Uma sociedade por quotas tem sempre contabilidade organizada. É aqui que nasce a maioria das dúvidas, por isso vamos por partes.
Regime simplificado ou contabilidade organizada?
O regime simplificado dispensa a contabilidade organizada. O imposto calcula-se aplicando um coeficiente fixo ao rendimento bruto, sem ter de registar e documentar cada despesa. Está reservado a quem trabalha em nome individual e fatura até 200 000 € por ano. É simples, previsível e com pouca burocracia.
Passado esse valor, a Autoridade Tributária notifica e, no ano seguinte, a atividade entra em contabilidade organizada. E há uma regra que muita gente ignora: uma sociedade — Lda., Unipessoal, SA — está obrigada a contabilidade organizada desde o primeiro dia, independentemente do que faturar. Aqui não há regime simplificado que valha, e o contabilista certificado deixa de ser opção para ser obrigação legal.
| Critério | Regime simplificado | Contabilidade organizada |
|---|---|---|
| Quem pode usar | ENI e recibos verdes até 200 000 € | Sociedades sempre; ENI acima de 200 000 € |
| Cálculo do imposto | Coeficiente sobre o rendimento | Lucro real, receitas menos despesas |
| Contabilista certificado | Não obrigatório | Obrigatório |
| Dedução de despesas reais | Limitada | Total, se documentadas |
| Documentos anuais | IRS, anexo B | Balanço, demonstração de resultados, IES |
Qual é melhor? Não há resposta única, e convém desconfiar de quem der uma. Com poucas despesas, o simplificado costuma sair mais barato. Com margens apertadas e muitos custos dedutíveis, a contabilidade organizada pode poupar imposto — mesmo tendo de pagar um contabilista. A decisão certa depende dos números concretos do negócio.
E o IVA? O regime de isenção do artigo 53.º
Com um volume de negócios anual até 15 000 €, a atividade pode beneficiar da isenção de IVA do artigo 53.º do Código do IVA. Não se liquida IVA aos clientes nem se entrega ao Estado. Em contrapartida, também não se deduz o IVA das compras e dos investimentos. O valor de 15 000 € entrou em vigor em 2025 e mantém-se em 2026.
A saída do regime de isenção não espera pelo ano seguinte. Se durante o ano o volume de negócios ultrapassar os 15 000 € em mais de 25 % — ou seja, os 18 750 € — a saída é imediata, e essa fatura já tem de levar IVA. Quem só dá pelo problema no fecho do exercício acumula faturas emitidas sem IVA que terão de ser regularizadas, com o imposto a sair do bolso da empresa.
Uma fatura emitida ao abrigo do artigo 53.º não pode limitar-se a não mostrar IVA: tem de mencionar expressamente «IVA — regime de isenção», com o código de motivo M10 no software de faturação. Uma fatura isenta sem esta menção está formalmente incorreta, e é o género de irregularidade que só aparece em inspeção — quando já se repetiu algumas centenas de vezes.
Faturas certificadas, ATCUD e SAF-T
Aqui a lei é igual para quase todos. Quem emite faturas usa software certificado pela Autoridade Tributária. Cada documento leva um código único — o ATCUD — e um código QR. E, mensalmente, o SAF-T da faturação é comunicado à AT. É esta cadeia que garante o cumprimento das obrigações e evita coimas por omissão. Na prática, um bom programa de faturação trata disto em segundo plano, e é precisamente a parte que a contabilidade digital automatiza.
IRC, IES e Modelo 22: os impostos e declarações a cumprir
Uma sociedade em contabilidade organizada tem um calendário fiscal próprio. O lucro é tributado em sede de IRC, apurado anualmente na declaração Modelo 22, e a informação contabilística e fiscal segue depois na IES — Informação Empresarial Simplificada. No regime simplificado, o rendimento entra no IRS através do anexo B.
| Obrigação | A quem se aplica | Periodicidade |
|---|---|---|
| SAF-T da faturação (e-Fatura) | Quem emite faturas | Mensal |
| Declaração periódica de IVA | Sujeitos passivos não isentos | Mensal ou trimestral |
| Retenções e Segurança Social | Empresas com trabalhadores | Mensal |
| Modelo 22 (IRC) | Sociedades | Anual |
| IES | Contabilidade organizada | Anual |
| IRS — anexo B | ENI em regime simplificado | Anual |
Sobre o IRC vale a pena reter o número novo: em 2026 a taxa geral é de 19 %, e as PME beneficiam de uma taxa reduzida de 15 % sobre os primeiros 50 000 € de matéria coletável. Para uma microempresa que começa a dar lucro, essa diferença é dinheiro que fica no negócio — desde que a contabilidade esteja organizada para o aproveitar.
Que vantagens traz uma boa contabilidade à sua microempresa?
Muitos empresários pensam que a contabilidade é só entregar faturas e receber um relatório no fim do trimestre. É uma visão curta. Bem feita, é uma ferramenta de gestão, e as vantagens vão muito além de cumprir a lei.
- Cumprimento sem sustos — prazos, declarações e comunicações tratados a tempo, o que evita coimas que podem ir de 150 € a vários milhares.
- Leitura da saúde financeira — a margem real, os custos fixos e variáveis, e onde o dinheiro está a escoar.
- Planeamento fiscal — antecipar o imposto, escolher o regime certo e usar as deduções a que se tem direito, em vez de descobrir a conta no fim do ano.
- Acesso a financiamento — contas claras e atualizadas são o que a banca e os programas de apoio pedem para libertar crédito ou fundos.
- Tempo de volta — ao delegar as rotinas administrativas, o empresário volta a focar-se no que sabe fazer.
Não é por acaso que tantas microempresas fecham não por falta de clientes, mas por má gestão financeira. Uma contabilidade que identifica falhas e oportunidades de poupança é das formas mais acessíveis de proteger o negócio.
Quanto custa a contabilidade de uma microempresa?
É a pergunta que toda a gente faz primeiro, e a resposta honesta é: depende. Depende da forma jurídica, do regime, do número de faturas e transações por mês, de ter ou não trabalhadores e de precisar de processamento de salários.
Uma microempresa em regime simplificado, sem funcionários, dá menos trabalho contabilístico do que uma Lda. com contabilidade organizada e folha de vencimentos. O valor tem de cobrir esse trabalho, e por isso não faz sentido atirar um número ao ar. Os planos Wigo são modulares — o Basic para necessidades simples, o Pro para quem precisa de mais acompanhamento —, e a diferença entre eles está sobretudo no número de transações e de reuniões incluídas.
O detalhe do que cada plano inclui em transações, salários e reuniões, lado a lado.
Como escolher a contabilidade certa para a sua microempresa?
O mercado tem de tudo: gabinetes de bairro, plataformas 100 % digitais e contabilistas independentes. Antes de decidir, vale a pena passar por esta lista. Metade de respostas negativas é sinal de que se está a pagar por menos do que se merece.
- O serviço inclui um contabilista certificado responsável pelo dossiê?
- Há acesso aos dados e documentos online, a qualquer hora?
- A faturação, o SAF-T e o ATCUD ficam tratados automaticamente?
- Há acompanhamento ao longo do ano, e não apenas no envio do IRS?
- A proposta é clara quanto ao que está incluído e ao que fica de fora?
- Chegam alertas dos prazos fiscais antes de eles vencerem?
- É possível falar com alguém quando surge uma dúvida concreta?
Um bom serviço não se mede só pelo preço, mas pela tranquilidade que dá. A pergunta certa não é «quanto custa», é «o que é que isto me evita».
Porque é que a contabilidade digital faz sentido para uma microempresa?
Uma microempresa não tem departamento financeiro. Muitas vezes é o próprio dono a lançar faturas à noite, depois de fechar a loja. É aqui que a contabilidade online muda o jogo e torna acessível o que antes exigia estrutura.
Os documentos deixam de andar em pastas de cartão. Sobem para a cloud, ficam organizados e disponíveis onde quer que se esteja. O contabilista trabalha sobre dados atualizados, não sobre um saco de recibos entregue em fevereiro. E o empresário vê como está o negócio em tempo real, sem esperar pelo fecho do mês.
| Tarefa | Modo tradicional | Com a Wigo |
|---|---|---|
| Entrega de documentos | Em papel, presencial | Fotografia ou carregamento, a qualquer hora |
| Acesso à informação | Só no horário do gabinete | Painel online, 24/7 |
| Faturação | Programa à parte | Integrada e certificada |
| Prazos fiscais | Depende da memória do empresário | Alertas automáticos |
| Contabilista | Marcação de reunião | Certificado e atribuído ao dossiê |
Não é sobre substituir contabilistas por automação. É sobre libertar o contabilista do trabalho manual para ele fazer o que interessa: aconselhar.
Como começar a contabilidade da sua microempresa com a Wigo?
O arranque é mais rápido do que a maioria das pessoas imagina. Em poucos passos fica tudo a funcionar, sem interrupções na atividade.
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Explicar o caso
Atividade, forma jurídica, existência ou não de funcionários. É com estes dados que se constrói uma proposta ajustada em vez de um pacote genérico.
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Escolher o plano
Basic ou Pro, consoante o volume de transações e o acompanhamento necessário. Quem ainda vai constituir a empresa trata das duas coisas ao mesmo tempo.
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Ativar a plataforma
Acesso ao software de faturação certificado e ao painel, com o contabilista certificado já atribuído ao dossiê.
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Enviar os documentos
Fotografar ou carregar as faturas. Lançamentos, SAF-T e obrigações correm em segundo plano.
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Acompanhar o negócio
Números atualizados no painel e alertas dos prazos antes de eles vencerem.
Contabilidade de microempresa sem tempo perdido em papelada
Software de faturação certificado, painel com os números atualizados e um contabilista certificado responsável pelo dossiê.
Perguntas frequentes
Uma microempresa é obrigada a ter contabilista?
Depende da forma jurídica. Uma sociedade — Lda., Unipessoal, SA — tem sempre de ter contabilista certificado, porque está obrigada a contabilidade organizada. Um empresário em nome individual no regime simplificado não é obrigado, mas ganha em ter apoio para não falhar prazos nem deduções.
Qual é a diferença entre regime simplificado e contabilidade organizada?
No simplificado, o imposto calcula-se por um coeficiente sobre o rendimento, sem contabilidade completa, e só está disponível para trabalhadores independentes até 200 000 €. Na contabilidade organizada tributa-se o lucro real e é obrigatório um contabilista certificado. As sociedades usam sempre este segundo regime.
A minha microempresa tem de pagar IVA?
Se o volume de negócios anual não passar dos 15 000 €, pode ficar isenta ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA. Acima desse limite — ou logo que o ultrapasse em mais de 25 % durante o ano, isto é, 18 750 € — passa a liquidar e a entregar IVA ao Estado.
Quanto paga uma microempresa de IRC em 2026?
Uma sociedade é tributada à taxa geral de IRC de 19 % em 2026. Sendo PME, beneficia de uma taxa reduzida de 15 % sobre os primeiros 50 000 € de matéria coletável. O apuramento faz-se na declaração Modelo 22, com base na contabilidade organizada.
Posso mudar de contabilista para um serviço digital?
Sim, e é mais simples do que parece. Comunica-se a mudança, assina-se um novo contrato e o novo contabilista trata da recolha dos dados e da transição, sem perder o histórico nem falhar obrigações.
Preciso de perceber de contabilidade para usar a Wigo?
Não. A parte técnica é do contabilista certificado. Ao empresário basta carregar os documentos e consultar os relatórios num painel feito para quem não é da área.
Recursos e fontes oficiais
Miguel Dominguez
Wigo
Contabilista Certificado (OCC n.º 18228). Acompanha a contabilidade e a fiscalidade de microempresas e trabalhadores independentes em Portugal.
Uma proposta feita à medida da sua microempresa
Envia os dados do negócio, um contabilista certificado analisa o caso e devolve uma proposta ajustada. Sem compromisso.
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