Pedir certidão permanente da empresa: passo a passo, custos e validade

A certidão permanente é pedida em quase todos os momentos da vida de uma empresa: abrir uma conta bancária, assinar um contrato de crédito, concorrer a um concurso público, apresentar uma candidatura a apoios ou provar quem pode assinar em nome da sociedade. O pedido demora poucos minutos. Os atrasos vêm quase sempre do tipo de certidão errado ou de registos por atualizar.

O que é a certidão permanente de registo comercial e para que serve

A certidão permanente é um documento eletrónico que dá acesso, num site oficial, a todos os registos em vigor de uma entidade no registo comercial, atualizada sempre que há um novo registo. Mostra também os pedidos de registo ainda pendentes. Foi criada pela Portaria n.º 1416-A/2006, ao abrigo do Código do Registo Comercial, e é gerida pelo Instituto dos Registos e do Notariado (IRN).

Que informação contém

• Firma (nome), NIPC e natureza jurídica da empresa.
• Sede e objeto social.
• Capital social.
• Órgãos sociais e gerência, com a forma de obrigar a sociedade.
• Registos de prestação de contas e outros factos registados, como alterações ao pacto social.
• Pedidos de registo pendentes.

Os três tipos de certidão permanente

No pedido, escolhe-se o tipo. A certidão de registo foi criada pela Portaria n.º 1416-A/2006, e a Portaria n.º 285/2012 acrescentou as outras duas:

• Registo: todos os registos em vigor. É a mais pedida por bancos e entidades.
• Registo e documentos: acrescenta os documentos que serviram de base aos registos pedidos desde 1 de janeiro de 2011, exceto a prestação de contas.
• Pacto social ou estatutos atualizados: a última versão do contrato de sociedade depositada.

A informação das contas anuais (IES) tem uma certidão própria, também disponível em inglês.

Certidão permanente ou certidão em papel

Quem pode pedir

O registo comercial é público. Qualquer pessoa ou empresa pode pedir a certidão permanente de qualquer sociedade, sem ter de ser sócio ou gerente. É assim que um fornecedor confirma quem assina pela empresa cliente antes de fechar um contrato, ou que um banco valida a gerência de uma sociedade nova.

Como pedir a certidão permanente online, passo a passo

O pedido faz-se no portal do registo do Ministério da Justiça (justica.gov.pt), através do serviço «Pedir a certidão permanente do registo comercial» do gov.pt, o portal que substituiu o ePortugal. Não é preciso Cartão de Cidadão nem Chave Móvel Digital.

Antes de começar: o que precisa de ter à mão

O processo de pedido no portal oficial

1. Abrir o serviço

   No gov.pt, procure «Pedir a certidão permanente do registo comercial» e carregue em «Realizar serviço». O formulário abre no portal do registo do IRN.

2. Identificar o requerente

   Indique o nome, o NIF ou NIPC e o email. Pode juntar um número de telemóvel para receber um SMS quando a certidão ficar disponível.

3. Identificar a empresa

   Introduza o NIPC da empresa cuja certidão quer obter e confirme a firma que aparece.

4. Escolher validade, língua e tipo

   Selecione a validade (um a quatro anos), a língua (português ou inglês) e o tipo de certidão.

5. Pagar e receber o código

   O sistema gera uma referência Multibanco, que tem de ser paga em cinco dias. Depois de confirmado o pagamento, o código de acesso é enviado para o email indicado.

Também é possível pedir a certidão presencialmente, num balcão de registo comercial ou numa conservatória, pelos mesmos valores.

Custos e validade da certidão permanente

O preço depende do tipo e da validade escolhida. Os valores abaixo são os publicados pelo IRN.

Para quem usa a certidão várias vezes por ano, a validade de quatro anos sai a 17,50 € por ano, contra 25 € na de um ano. O IRN não publica um preço separado para a versão em inglês.

Métodos de pagamento

No pedido online, o IRN indica o pagamento por referência Multibanco, no multibanco ou no homebanking, no prazo de cinco dias seguidos; a página do serviço no gov.pt refere também cartão Visa ou Mastercard. Nos balcões presenciais, aplicam-se os meios de pagamento disponíveis em cada serviço.

Como consultar e renovar a certidão permanente

A consulta está disponível 24 horas por dia, no serviço «Consultar a certidão permanente de registo comercial» do gov.pt, introduzindo o código de acesso.

Antes de a validade terminar, a certidão pode ser renovada no mesmo formulário do pedido, escolhendo a opção de renovação e indicando o código atual. Se o prazo terminar sem renovação, o código é desativado e é preciso fazer um novo pedido, com um código novo. Convém avisar as entidades que tinham o código antigo.

Perdi o código de acesso: como recuperar

O código de acesso é enviado para o email indicado no pedido, por isso o primeiro passo é procurar essa mensagem, incluindo na pasta de spam. Se não a encontrar, contacte o IRN ou um balcão de registo comercial com os dados do pedido. Com pressa, um novo pedido de um ano (25 €) dá um código novo assim que o pagamento é confirmado. Guarde o código num gestor de passwords ou junto dos documentos da empresa, e partilhe-o com o contabilista.

Erros comuns ao pedir a certidão e como evitá-los

Os erros mais frequentes são de escolha do serviço ou do tipo, e de registos desatualizados.

• NIPC errado: confirme a firma que aparece no formulário antes de pagar.
• Serviço errado: as associações não estão no registo comercial e têm uma certidão própria, emitida pelo Ficheiro Central de Pessoas Coletivas. Para uma sociedade comercial, use sempre o serviço do registo comercial.
• Tipo errado: pedir o pacto social quando a entidade quer a certidão de registo, ou o contrário.
• Código caducado: uma certidão expirada não se renova; tem de fazer novo pedido.
• Registos desatualizados: a certidão só mostra os factos registados.

Como corrigir um erro na certidão

Se o erro está num registo, a correção faz-se na conservatória através do processo de retificação previsto no Código do Registo Comercial. Se o erro vem de um facto que não foi registado, a solução é pedir o registo em falta. Em ambos os casos, a certidão permanente atualiza-se sozinha assim que o registo é feito, sem precisar de novo código.

Empresário em nome individual e EIRL

O registo comercial do empresário em nome individual é facultativo, por isso muitos não têm certidão permanente. O estabelecimento individual de responsabilidade limitada (EIRL) é diferente: está sujeito a registo obrigatório e tem certidão permanente. Quem quer uma estrutura com certidão, capital e gerência registados costuma optar por uma sociedade unipessoal; o guia de contabilidade para startups trata as obrigações desde a constituição.

A certidão permanente em contexto internacional: inglês, apostila e validade fora de Portugal

Empresas que exportam, abrem contas no estrangeiro ou concorrem a contratos internacionais precisam muitas vezes de provar a sua existência e quem as representa.

Pedir a certidão em inglês

No formulário, basta escolher inglês como língua. A versão em inglês pode demorar até três dias úteis depois de confirmado o pagamento, ao contrário da portuguesa, disponível logo a seguir. Quando a entidade a aceita, a versão oficial em inglês pode dispensar a tradução certificada.

Apostila e reconhecimento noutros países

Nos países da Convenção da Haia, um documento público português pode precisar de apostila para ser aceite. Em Portugal, a apostila é emitida pelo Ministério Público, que desde 2025 tem um serviço online com apostilas eletrónicas, e a Portaria n.º 452/2026/1 permite que os notários também as emitam a partir de 1 de janeiro de 2027. O código de acesso não se apostila: é preciso uma certidão emitida. Antes de pedir, confirme com a entidade estrangeira se aceita o código de acesso, se quer uma certidão emitida e se exige apostila.

Na União Europeia, o sistema de interconexão dos registos comerciais (BRIS) permite consultar dados básicos de empresas de todos os Estados-Membros no Portal Europeu da Justiça. A Diretiva (UE) 2025/25 vai criar um certificado de empresa da UE, com modelo comum, e dispensar a apostila nos extratos dos registos comerciais entre Estados-Membros. O prazo de transposição termina a 31 de julho de 2027, e à data desta atualização não há diploma português de transposição publicado.

Perguntas frequentes